[SergOst]

Докладная записка в данном случае будет доказательством того, что администрация предупреждена, »

Администрация несет ответственность и без всяких докладных сисадмина, сам директор должен знать, на каком ПО его работникам выполнять работу и какое ПО устанавливать админу. Директор отвечает за все, директор школы Поносов, а не учитель информатики в этой школе.
Мучаться с предупреждениями администрации не обязательно, незнание ею о лицензировании ПО не освобождает ее от ответственности.
Если директор купил лицензионное ПО, а сисадмин все равно установил пиратское, только тогда несет ответственность сисадмин.
Администрация обязана согласно КЗОТ обеспечивать работу нанятых ею людей нужными материалами, в том числе и ПО для установки сисадмином.