[Keitaro]

Alexandrovav,
Тогда могу посоветовать 2 варианта:
1. Административный путь. Пишите правила пользования на бумаге. Руководство их одобряет и вы всем раздаете. Будет весьма неплохо, если добавите на бумажку какую-либо полезную информацию (я так сделал для телефонов, табличка с внутренними и внешними номерами, а под ней правила набора для городских звонков, перенаправления вызова, конференц связи и т.д. Все вопросы про АТС сразу отпали, а было много). В вашем случае, это могла бы быть структура файл сервера или те же номера телефонов.

2. Сделайте пользователям еще 2 шары. В одну пусть складывают важные картинки, а вторая просто файлообменник, в который пусть пишут свои фотки, музыку и т.д. Текущие же шары остаются рабочими для документов.

Если у пользователей при каждом открытии ресурса, будет выскакивать окно с правилами, оно их очень быстро достанет и они будут просить это убрать.

В дополнение, почитайте про квоты. Вы можете ограничить пользователям доступное место на сервере, тогда они просто не смогут так сильно его захламлять и сами будут стирать свои уже не нужные файлы