[XaHAleX]

Хочется как-то быстро и удобно настраивать права доступа этих пользователей к базам, добавлять/удалять базы, пользователей и т.д. »

ну так настройте интерфейсы и роли с набором прав...

Еще папки EXTFORMS во многих базах....»

Rp0yqn.grp - это папки регламентированной отчетности, где у-год, n-квартал, как правило занимают самое большое место...
папка типа 01019184.86 хранит в себе собраненные формы вышеуказанной отчетности....
делаю следующее: подхожу к гл.буху и предупреждаю о архивировании соответствующих папок с удалением исходников (степень сжатия порядка 40%), оставляю только с начала предыдущего года...

Возможно ли использовать одну папку EXTFORMS для нескольких баз? »

врать не буду, но по-моему нельзя... надо в конфигураторе посмотреть...