[Oleg Krylov]

Вы можете создать встречи в календаре, и пригласить в качестве участников тех, кому это положено. Всем им всплывет напоминание. Только проконтролируйте, чтобы все это приглашение приняли. Правами разрежете доступ и возможности. Можете сделать встречи цикличными, т.е. ежегодными.