[bredych]

1) ярлыки наверняка появляются по запускаемому по событию логона батнику "если нету - создать".
2) Причина появления - наверняка задравшие юзвери с регулярными жалобами "у меня пропала программа, вы её украли/сломали, я не могу работать!!!111" как способ относительно легально повалять дурака посредством стирания ярлыков и обвинения ит. Таких, уверенных, что они самые умные, в каждой конторе есть. Сталкивался.
3) вы можете "автоудалять" батником выше, можете спрятать их под край экрана, но при злоупотреблениях (как выше) - действительно можете довести флегматичное по обыкновению ит до написания служебной записки по факту.
4) Причина требования заявки не в разной злонамеренности, а в том, что ит тоже имеют сверху манажоров. И их труд оценивается по числу обработанных заявок. Вы можете как ёжик-заподлист всячески саботировать систему, но единственное чего сумеете добиться - это сокращение числа ит (они же не работают! Знач не нужны!) и как следствие ухудшение обслуживания вас же в будущем.
5) по части переполненного мыла - хоть вам и лень, но найдите в себе силы и вычистите горы любовно собираемого хлама из картинок, фоток, древних счетов, полного собрания сочинений Дюма старшего в виде архива сканов, и прочей муры, потому что сами же потом побежите звонить в ит с жалобой, что у вас "почтанеработает,амнесрочнасрочнанада", ибо при переполненном ящике ни отправить ни принять нельзя.
6) и таки последнее. Сомневаюсь, что хелпдеск вашей конторы за вами следит по форумам, но поведение юзверей обычно достаточно шаблонное