[zegordo]

работник должен отчитываться о выполненной работе, и вот именно его отчеты - это то что нужно. »

Такс менеджер это несколько иное, когда тебе понадобится найти каким образом запустить что-то, ты будешь искать по отчётам? Я бы начал искать с модели оборудования и открыл бы статью "как запустить"
В вашем же случае нужно будет перечитать отчёт о том, как работник сделал запуск этой системы.
Ну и в ваших словах очень много воды и размытости, думаю вы сами точно не представляете как эти отчёты должны выглядеть, только какой-то общий образ где всё работает как надо. В конце концов тоже придёте к базе знаний.

Вы в какой сфере работаете? »

Аренда, продажа и подряд горного оборудования, их сервиса, запчастей ит.д.
Не чистая айти контора, поэтому и нужно нечто универсальное.