[Habetdin]

Можно поподробнее? »

Заводите для сайта служебный почтовый адрес на каком-нибудь крупном сервисе, и дальше сайт рассылает все письма с этого адреса. Либо же поднапрячься с настройкой DKIM и прочих антиспам-фишек для своего почтового сервера. Можно поднять "свой" почтовый сервис с помощью Яндекс.ПДД или Biz.Mail.ru - тогда проблема с настройкой отправки валидных писем не возникнет.

участники планируют быть из многих мест »

Чем вам не угодили участники? От них вы будете получать лишь их почтовый адрес, главное чтобы правильно указали

Разработкой сайта будет заниматься приятель,я ему еще пока лишь обрисовал концепцию ,технические вопросы так как я в не силен -я особо и не углубляюсь »

Лучше сообщите ему конечную цель - "нужна отправка email- и/или SMS-уведомелений", а технические вопросы позвольте обдумать ему.