[gf100]

robocopy - входит с состав ОС начиная с Висты и 2008 сервера.
Можно просто инициировать обмен с сервера - дергать данные с пользовательских компьютеров, если на них ХР.
В вопросе не озвучен режим работы: группа или домен. От этого зависит запуск планировщика - учетные данные.

Про «Теневые копии общих папок» ("предыдущие версии") подробно расписано в "Справке": на сервере правой кнопкой на папке - свойства и требуемая закладка. Хранимая история зависит от выделенного под нее места и объемов изменений.