[LehaMechanic]

как к нему подойти с точки зрения сохранности информации »

Информацию сохранить относительно просто - настраивается её резервное копирование на запасной жесткий диск и всё. Систему со своими программами тоже можно архивировать всю целиком и архивные копии куда-то складывать, чтобы потом разворачивать обратно, для этого существует множество программных комплексов, например Acronis.

естественно сделать дефрагментацию »

Дефрагметацию можно настроить на выполнение по расписанию (в Windows 7 и выше это настроено по-умолчанию) и больше ничего делать не придется.

как тогда быть в ситуации когда к компьютеру давным давно не подходил специалист? Вот он стоит работает 2-3 года »

И пусть стоит и работает дальше, не надо ему мешать.

как можно сократить это время? »

Автоматизация и планировщик задач вас выручат.

ведь каждый знает, что время - это деньги. »

В первую очередь время - это лень, а уж потом деньги.