[vadblm]

как и где посмотреть, добавить, удалить эти записи и поменять пароли, какой почтавик стоит не знаю »

Начните со взгляда на /etc/rc.conf, это основной конфигурационный файл FreeBSD. Там основные настройки, также оттуда запускается почтовая требуха (MTA, MDA, сопутствующие службы).
Ну а потом надо смотреть конфиги почтовой требухи, логины-пароли могут храниться в ситеме, в базе данных, в каталоге LDAP.

PS Если у вас нет совсем никакого опыта работы с *nix системами, то разобраться с наскоку не получится, подумайте о том, чтобы пригласить специалиста.