[d3d9]

Лучше не делать никакой автозамены в исходящей почте (т.к. тогда придётся менять не только в почтовых протоколах, но и в тексте письма в разных местах - и нет такого софта, который с этим нормально справится). Раз нет собственного домена, то просто используйте везде свои реальные адреса example@mail.ru. Чтобы в локальной переписке письма не уходили на mail.ru, сделайте в локальном почтовом сервере алиасы example@mail.ru -> example@firma.ru, тогда почта будет попадать в локальные ящики, хоть и используются адреса mail.ru.

Понимаю, что легче было перейти на собственный домен, но политика организации не позволяет этого сделать! »

Автору такой политики можно объяснить, почему это глупая политика, к каким техническим сложностям приводит, изменить политику и начать работать с почтой без извращений.