[Busla]

Setser, это дурацкая почта - потому что нет инструментов для отслеживания входящих. На прошлой работе для этих целей использовали IM - конкретный человек получает конкретный файл: и почта не разрастается, и получать точно в курсе, что файл ему пришёл.

[paranoya]

Можно сделать так, чтобы файлы в этой папке создавались определённой группой, но потом открыть и отредактировать его не могла. С видит-не видит тоже можно.
Права такие:

VBG - запись для этой папки её подпапок и файлов. Устанавливается через кнопку "Дополнительно". В принципе, этого достаточно и они даже файлы не увидят, но надо понимать, что зайти в папку они не смогут. То есть, копировать придётся перетягиванием файлов на имя папки, при этом находясь в вышестоящей папке.

Для GR достаточно прав на изменение для этой папки её подпапок и файлов.