Как у вас на работе обстоят дела с бухгалтерскими бюрократическими моментами ?

[__sa__nya]

Доброе время суток.
Предисловие будет долгим, но без него не объяснить смысл темы.
Работаю в одной 1С-ной конторе "техническим разнорабочим" по множеству моментов связанных с системным администрированием текущей инфраструктуры фирмы, а так же проектов для внедрения у клиентов. Технический штат по поддержке инфраструктуры офиса состоит из одного меня :-) .
Периодически у бухгалтерии происходит инвентаризация имущества фирмы, включая компьютерное железо. Для облегчения этой процедуры меня лет 7 назад озадачили вести файл инвентаризации всего оборудования связанного с IT-инфраструктурой. Ведется все по-простому, в Excel-файле, где указано все оборудование, которое идентифицировано инвентарными номерами, серийными номерами, либо и тем и другим. Структура файла такая, что указывается сотрудник, и ниже оборудование которое у него есть. Оборудование в серверной, в запасе и т.д., которое есть, но не у сотрудников, перечислено в отдельных разделах файла, но в пределах 1 листа, чтобы удобнее было находить поиском. Содержание системников расписано по комплектующим. При изменении оборудования делаю изменения в этом файле - т.е. поддерживаю его актуальность. Бухгалтерия туда периодически либо заглядывает сама, либо просит меня подсказать по определенным моментам. Так было 7 лет...
В течении последнего месяца у меня частенько возникают конфликты с нашим главбухом касаемо вопросов инвентаризации:
- Она требует чтобы я ей сообщал о каждом перемещении железа, как нового приобретаемого, так и текущего между компьютерами
- Ей неудобно читать мой файл
- в ходе инвентаризации появляются разные придирки вроде "Покажи мне вон те системники в самом низу кладовки ( до которых трудновато добраться), доводы о том что могу объяснить какие это системники, какой у них диапазон инвентарных номеров, как их можно найти в файле не принимаются, начинается конфликт. Объяснил что нужен кто-либо для помощи, на предложение главбуху найти человека получил "Ну иди и найди, это тебе надо". - Инвентаризацию проводит бухгалтерия, и мне она в принципе не нужна, у меня и так все в файле переписано. От такой наглости "встал в позу" и мягко, вежливо послал главбуха
Суть вопроса. После всех этих событий ко мне подошел директор, сначала попридирался почему это я "не помог бухгалтеру и не вытащил нужные ей системники", затем начались различные придирки по поводу того что я должен стать материально отвественным за все оборудование, итогом всего стало 2 требования:
1. Вместо файла я ищу программу по инвентаризации, и заношу всю инфу из файла туда. Причем, эта программа должна быть удобна и приятна для пользовании бухгалтерии
2. Все перемещения оборудования я сообщаю бухгалтерии.
Мои доводы о том что особо времени свободного на сообщения бухам о всех перемещениях нет, т.к. бываю очень сильно занят, не принялись, и вобщем-то меня пытались прогнуть под доп. обязанности. Я вроде и не против их, но реально времени на них полноценно нет.
Для полноты картины почему на них нет времени ниже, после моего вопроса привожу перечень инфраструктуры которую поддерживаю. Вопрос: как у вас в компании обстоят дела с инвентаризацией оборудования, как вы поддерживаете БД оборудования, кто занимается взаимодействием с бухгалтерией по всем этим вопросам, и какие у этого человека обязанности ?

Поддержка инфраструктуры состоящей из:
Сервера,
1. Active Directory, DNS, общие папки, папки дистрибутивов, сервер СЛК конфигураций 1С:Рейтинг, сервер лицензий 1С для ключей HASP, некоторые базы 1С в клиент-серверном режиме, доступные только из офиса для бухгалтерии
2. Сервер для доменного имени зоны .kz ( записи веб-служб, почтовые, FTP и т.д.), Kaspersky Security Center
3. Сервер для "тяжелых" БД 1С, с которыми работает штат программистов и внедренцев для выполнения ТЗ
4. Сервер телефонии - программная АТС 3CX
5. Интерне-шлюз Kerio Control 9.x
6. Почтовый сервер MDaemon Professional
7. Сервер для БД 1С компании, БД работают в клиент-серверном режиме, работа через веб-клиент и терминальный доступ ( для конфигураций не на управляемых формах)
8. Сервер для облачного хранилища данных, доступ через FTP клиентов
9. Сервер для облачных служб 1С. Компания предоставляет услугу Облака 1С, я занимаюсь внедрением и поддержкой таких серверов.
Рабочие станции.
Парк рабочих станций на ОС Windows различных редакций, 50 машин.
Службы интернета, телефонии от провайдеров, решение различных технических проблем с провайдерами.
Локальная сеть, сетевые устройства - свитчи, точки доступа, сетевые и обычные принтеры.

[Anton04]

как у вас в компании обстоят дела с инвентаризацией оборудования, как вы поддерживаете БД оборудования »

Hardware Inspector, уже лет 12 как на разных работах пользуюсь.

Причем, эта программа должна быть удобна и приятна для пользовании бухгалтерии »

Это сказки на ночь... Для этого или бухгалтеру нужно стать айтишником или айтшнику стать бухгалтером.

Все перемещения оборудования я сообщаю бухгалтерии. »

Не вопрос тот же HI умеет, при перемещении, печатать нужную бухгалтерскую бумажку внутреннего перемещения.

кто занимается взаимодействием с бухгалтерией по всем этим вопросам »

Если в компании один человек в ИТ отделе, то он и занимается.

и какие у этого человека обязанности ?»

Обязанности системного администратора, т.е. всё от техника/эникейщика до сетевого администратора.

P.S. У Вас произошел типичный комфлит интересов с учётом расплывчатых Ваших обязанностей и должностной инструкции.

[James Marsh]

Работаю в одной 1С-ной конторе »
с нашим главбухом касаемо вопросов инвентаризации: »
1С »

Извините, конечно, может прозвучать обидно, но по ходу "сапожник без сапог", это про Вас.
Термин "места хранения" Вы и ваши бухгалтера знают? В вашей базе они есть?

Она требует чтобы я ей сообщал о каждом перемещении железа, как нового приобретаемого, так и текущего между компьютерами »
Вообще не проблема: пишите служебную записку: такой-то монитор с инв. номером таким-то серийный номер такой-то перемещен с места хранения комната 1 в комната 2 по такой-то причине. Дата, подпись Ваша, подпись главбуха. Печатаете в 2х экземплярах, подписывате, несете главбуху, ставите его подпись на своем экземпляре и в свой архив.

Все. Мы вообще себе не заморачивались и не заморачиваемся. Бухгалтера ведут у себя места хранения, мы просто пишем на электронную почту ответственному бухгалтеру, что системный блок инв. номер 100500 перемещен из кабинета 10 в кабинет 20. И все. У нас и пересорт при инвентаризации бывает только по нашей вине, когда где-то ИБП сдох, его отвезли в сервис, поставили резервный, написать забыли, потом починенный еще куда-то поставили вместо сдохшего и так далее...

[Busla]

Технический штат по поддержке инфраструктуры офиса состоит из одного меня :-) »
да уж - фигня полная

Она требует чтобы я ей сообщал о каждом перемещении железа, как нового приобретаемого, так и текущего между компьютерами »
и правильно делает
потом по этим данным бухгалтерия оформляет акты приёма-передачи между материально ответственными лицами

в ходе инвентаризации появляются разные придирки вроде "Покажи мне вон те системники в самом низу кладовки ( до которых трудновато добраться), доводы о том что могу объяснить какие это системники, какой у них диапазон инвентарных номеров, как их можно найти в файле не принимаются »
всё верно - в этом и состоит смысл инвентаризации - не полагаясь на память всё пересчитать с частичной перепроверкой и пресечением демонстрируемого вами саботажа

у меня и так все в файле переписано »
вашим файлом даже подтереться нельзя, а должны быть документальные подтверждения

Мои доводы о том что особо времени свободного на сообщения бухам о всех перемещениях нет, т.к. бываю очень сильно занят»
чушь это
если вы реально ведёте учёт в своём файлике, то и скопипастить это для бухгалтерии времени практически не займёт

Теперь становятся понятны ваши посты с вопросами про круг обязанностей системных администраторов, оклады и т.п. Я, наверное, вас огорчу, но системный администратор - это административная деятельность. Просто направлена она в сторону ИТ. А чисто настройкой железа и ПО, не выстраивая процессы и не вникая в них, занимаются техники. Похоже, что все семь лет на этом вы себя позиционировали именно так.

[__sa__nya]

вашим файлом даже подтереться нельзя, а должны быть документальные подтверждения »
- Вы не видели файл, а так считаете. Неверно делать преждевременные выводы. Если файл распечатать и поставить внизу подписи и печати, получится вполне документальное подтверждение.

чушь это
если вы реально ведёте учёт в своём файлике, то и скопипастить это для бухгалтерии времени практически не займёт »
- Не чушь. Бухгалтерию не устраивает "спопипастить", им нужен другой формат, какой именно - внятно объяснить не могут.
Я, наверное, вас огорчу, но системный администратор - это административная деятельность. »
- А я разве писал какие-то свои доводы и ожидания по поводу должности "системный администратор" ? Я написал кем работаю - "технический разнорабочий"
Busla,
вы не поняли смысл моего вопроса- я не говорил что "я это делать не буду", я говорил что у меня на эти работы времени физически нет. Это совершенно разные моменты. И поэтому я решил узнать как это происходит в других конторах, а вы начали писать про системного админа и прочее. Прочтите внимательно мой первый пост.

[гест]

Описанная ситуация - это полная противоположность бюрократии. Антибюрократия.
Матотвественность возможна только для работника, контролирующего имущество. Поэтому не могут быть матответственными продавцы в супермаркете и сисадмины в офисе, где все помещения - проходной двор и все ключи как миниму у директора. Это конечно не мешает оформлять фиктивную матответственность.
Бухгалтерия уважать сисадмина не будет, потому что бухи отвечают за работу своей шкурой, а с сисадмина серьезного спроса нет. Ситуация меняется, если сисадмин пишет какойто специальный софт для предприятия

[dislike]

Во-первых, прочитайте свою должностную инструкцию, чтобы у вас была хоть какая-то опора на официальный документ. Если там прописано то, что от вас требуют - берите и делайте по мере поступления. Не будет хватать времени - так и скажете, что людей не хватает, либо опять же пишите служебку по данному поводу, на которую потом можно ссылаться.
Если того, что от вас требуют в инструкции нет - ссылайтесь на это, требуйте оформить совмещение. Насколько я понимаю, любая инвентаризация и мат. ответсвенность лежит в первую очередь на зав.хозе. Можете его инструкцию поднять, для справки.
Ну и наконец, если к вам постоянно придираются, возможно просто хотят уволить уже, и повод так или иначе найдут. Ссориться просто так с единственным сисадмином.... ну не знаю каким дураком надо быть. Как впрочем и с директором и с главбухом. Вам же потом работать с теми, кого вы мягко посылаете. Или не работать.

- А я разве писал какие-то свои доводы и ожидания по поводу должности "системный администратор" ? Я написал кем работаю - "технический разнорабочий" »
Назвать сотрудника можно как угодно, хоть уборщицей. Сути выполняемых обязанностей это почти не изменит.

[Busla]

Насколько я понимаю, любая инвентаризация и мат. ответсвенность лежит в первую очередь на зав.хозе »
Инвентаризация - это "инструмент" бухгалтерии. Потому что в итоге главбух несёт уголовную ответственность за несоответствие между фактом и бумагой (тем за что заплатили налоги и т.п.)

Матответственность лежит на том, кто получил материальные ценности, - обычно на сотрудниках которые используют и/или обслуживают технику и оборудование. На завХОЗе только ХОЗяйственные матценности :-)

[гест]

получил материальные ценности »
Именно, получил и удерживает. Расписки за общедоступное оснащение офиса матответственность не влекут. Но это не сбережет нервы и здоровье техническому персоналу, каковым является сисадмин.

[Charg]

"База перемещений" должна быть в любом случае, если это не конторка из трёх компов и роутера. Какая она должна быть - вопрос десятый. Есть 1Сная хрень которая называется "Управление IT-отделом", за бугром очень рекомендуют SnipeIT, он даже вроде бесплатный и даже есть демка (https://demo.snipeitapp.com/) которую можно поклацать (не знаю правда есть ли она на русском). Это всё специализированный софт.
А файликом, как уже заметили выше, разве что подтереться можно. Да, если его распечатать и заставить каждого "принимающего" подписаться - тогда да, это можно считать документом. А покуда этого сделано не было - это ни о чём, сориентироваться помогает но не более.

Что касается обязанностей - варианта два. Либо такую базу ведёшь ты сам (и тогда ты ответственный за поддержание всех данных в актуальном виде) либо бухгалтерия но ты действительно должен сообщать когда, что и куда перемещаешь. При этом если в твоей должностной инструкции никакого "учёта техники" не значится то за это дополнительно бабло доплачивать должны, по хорошему.

судя по посту ты работаешь на одном месте минимум 7 лет, а значит ни о каком развитии как специалиста не может быть и речи. Я бы посоветовал найти другую работу пусть даже с такой же зарплатой, как минимум ради развития
на другом месте тебе придётся изучать что-то новое потому что там в любом случае будут использоваться какие-то другие технологии, и\или привычные вещи будут реализованы другим способом, в общем кругозор расширяет

[гест]

Без распоряжения начальника всё равно перемещать нечего и некуда. Вот те приказы и есть документы.

[Jula0071]

"База перемещений" должна быть в любом случае, если это не конторка из трёх компов и роутера. »
Как-то живём без всего этого. Может потому, что зп выше среднего ноута бизнес класса около 2k, никому не приходит в голову спионерить такой и исчезнуть ;)

[Charg]

Jula0071, ну что ж... куда там резюме слать? :D
База так то нужна не для того чтоб не упёрли, а для того чтоб учёт был (ну и учёт нужен не для айти а для бюрократов). Может в твоей стране какое-то другое законодательство которое допускает ведение отчетности под честное слово?

[__sa__nya]

судя по посту ты работаешь на одном месте минимум 7 лет »
- Угадал.
а значит ни о каком развитии как специалиста не может быть и речи. »
- А вот здесь нет :-). Долгая работа в одной конторе и отсутствие ( снижение ) профессионального развития - лично я не вижу здесь никаких взаимосвязей. По крайней мере, в нашей конторе точно. У нас, кстати, наоборот: остаются долго те, кто постоянно развивается, чтобы быть "на шаг впереди" конкурентов и по возможности " в ногу со временем".

[ShaddyR]

быть "на шаг впереди" конкурентов и по возможности " в ногу со временем" »
невозможно, не меняя направления проф. деятельности. Двуногое существо - лениво по своей сути, оно старается приспособить окружающую среду так, чтоб делать минимум знакомых телодвижений. Если поймёшь - глав.бух с 40-летним стажем, просидевший 40лет в колхозе имени Капец Ильича, (чаще всего) не имеет и 10% опыта обычного буха, попавшего трижды под максишоу.

[__sa__nya]

невозможно, не меняя направления проф. деятельности. »
ShaddyR, согласен, но у меня получается так, что направление проф деятельности:
- Постоянно расширяется. У 1С расширяется функционал и возможности, которые нужно знать - узнаешь. MS выпускает новые ОС, которые вроде и как старые, а начинаешь изучать - "Нет, нового-то добавилось, а я-то и не знал".
- Ввиду перехода на новые продукты/технологии узнаешь новое:
- переход с аналоговой телефонии на IP
- смена интернет-шлюза на Kerio
- Интеграция 1С и АТС 3CX
Ну и т.д. Как-то так... Не хочу спорить, может я действительно "засиделся" и чего-то не понимаю в профразвитии, но по мне - это как раз оно.

[Charg]

и чего-то не понимаю в профразвитии »
Именно так, потому что все упомянутые "новые технологии" уже надцать лет как устарели морально. А переход на новые ОС это вообще само собой разумеющийся навык.

[Jula0071]

ну что ж... куда там резюме слать? :D »
Я не занимаюсь HR. Ищите сами.

Вообще я немного слукавил - лет 7 назад попросили поднять систему инвентаризации на базе GLPI+OCS. Оно даже работало, но потом выяснилось, что заниматься актуализацией этой базы (рабочие процедуры и принтеры для печатать инвентарные наклейки типа QR) и инвентаризацией никто не хочет, а пара украденных лаптопов это ни о чём (хотя одного поймали на этом). Ну вот и заглохло. Понятно, когда сотрудников тысячи, а assets (не знаю, как по-русски) десятки тысяч единиц, без инвентуры никак. Можно и нанять специально обученных людей, бегать со сканерами и принтерами стикеров. Но мы относительно мелкие.

[__sa__nya]

Именно так, »
- Ну да ладно. Пока планирую и дальше развиваться/быть без развития и зарабатывать на новых/старых технологиях...
Не всем ведь в офисах подобных Google/Microsoft/Apple сидеть и созидать, кому-то нужно и более приземленными делами заниматься, внедряя, настраивая, исправляя ошибки в кем-то поставленном старье типа MS Win Srv 2019/HyperV 2019, SQL 2008-2019, 1С 8.3.16 и серверах устаревшего Hetzner с их хламом из Dedicated Servers на основе Intel Core I7 8700, I9 9900K, Xeon E5 1650 E3, Xeon Gold 6130, и хранилищем из барахла 4-6 TB Enterprise SATA Drives и NVMe SSD's, параллельно тестируя прожорливый до проца "пилот" на AMD EPYC 7502P, выясняя, что же выгоднее - 1 такой сервер или 2 с I9 9900K. Вот так и живем в "болоте"...

[Jula0071]

Не всем ведь в офисах подобных Google/Microsoft/Apple сидеть и созидать, кому-то нужно и более приземленными делами заниматься, внедряя, настраивая, исправляя ошибки в кем-то поставленном старье типа MS Win Srv 2019/HyperV 2019, SQL 2008-2019, 1С 8.3.16 и серверах устаревшего Hetzner с их хламом из Dedicated Servers на основе Intel Core I7 8700, I9 9900K, Xeon E5 1650 E3, Xeon Gold 6130, и хранилищем из барахла 4-6 TB Enterprise SATA Drives и NVMe SSD's, параллельно тестируя прожорливый до проца "пилот" на AMD EPYC 7502P, выясняя, что же выгоднее - 1 такой сервер или 2 с I9 9900K. Вот так и живем в "болоте"... »
Гыг, мне один знакомый рассказал, как выгнал новичка с магистерским дипломом, за то, что тот отказался пылесосить какие-то сраные десктопы. Я заметил, что квалификация этого человека явно позволяет заняться чем-то более продуктивным, на что был ответ "я сам не брезгую таким и вообще айтишник это универсальный солдат". Мнение, конечно, интересное, но не всех устраивающее.