Электронный документооборот внутри компании

[Tonny_Bennet]

Здравствуйте.

Работаю админом в группе компаний. Внутри компаний есть несколько организаций (ООО, ИП), между которыми происходят продажи товара. Это связано с уменьшением налогов и прочего. В следствие этого каждый месяц печатается куча документов, которые нужно подписать, проставить печати, и хранить N-ое количество лет. Продажи растут - документов всё больше. Я задумался о том, можно ли внутри наших компаний подписывать и хранить документы в электронном виде. Меньше бумаги, меньше работы, меньше лишних трат.

Есть так называемые Операторы Электронного Документооборота (http://www.nalog.ru/otchet/el_vid/el_schet/reestr_edo/). Это коммерческие фирмы, предоставляющие услуги посредников в электронном обмене документами. Их услуги стоят денег. Деньги сравнимы (а иногда и меньше) с затратами на печать и обработку бумажных документов. И они вроде бы входят в общую сеть и подключившись к одному оператору, можно подписывать и пересылать документы в другие компании, у которых другой оператор.

Сервера компаний находятся в общей сети и между ними ежедневно проходят выгрузки документов. Т.е. по сути когда компания А продала что-то компании В, то в компании В уже набран документ прихода товара. И как только товар приехал в компанию В, они просто нажимают на кнопку "приход". Я подумал, а может реально как-нибудь создать сертификаты подписи руководителей внутренних компаний, зарегистрировать их в каком-то государственном органе, запихнуть в 1С, пользователям раздать права подписи документов и при проведении документа просто подписывать их электронно. Все операторы ЭДО говорят о том, что подписанные электронно документы имеют такую же юридическую силу как и бумажные.

Кто с этим сталкивался поделитесь пожалуйста опытом. Какие бывают подводные камни?

[DJ Mogarych]

Гм-гм... А установить какой-нибудь 1С и сделать VPN для заинтересованных лиц к единому серверу?

[Tonny_Bennet]

DJ Mogarych, в любом случае если на одном сервере 1С будет несколько юридических лиц, то продавая товар от одного юр. лица другому юр. лицу потребуется распечатать договор, накладную, счёт-фактуру и ещё какие-то бумажки. Всё это заверить печатями обеих организаций и подписями руководителей.

Мне хочется уйти от бумажной волокиты и подписывать документы электронно (как в банк-клиенте) и также электронно хранить.

[DJ Mogarych]

ЭЦП надо делать. А вообще тема интересная.
К сожалению, во всех случаях, что я сталкивался с "электронным" документооборотом, бумажек становилось гораздо больше, чем в неэлектронном...

У меня в конторе вообще был случай: выписки из банк-клиента распечатывались только для того, чтобы быть отсканированными и пересланными в другой отдел.

В основном проблема заключается не в технологиях, а в людях, которые "привыкли", "а у меня было вот так, сделайте мне как было". В людях, которые ничего не хотят знать и ничему не хотят учиться. Распечатывали, распечатывают и будут распечатывать. "Мне так удобно".

[lxa85]

Tonny_Bennet, у нас сейчас внедряется эл.документооборот, но AFAIK от печати договоров мы не ушли. Т.е. часть бумаг (согласование, внутренние документы) уйдут в электронную форму, часть по прежнему печатается.
Более конкретно пока сказать не могу. Мы как админы поддерживаем платформу и сервера 1С. Программисты - соседний отдел.
Наиболее действенное - могу пошукать контакты от нашей сопровождающей фирмы. Тогда вы сможете обратиться к ним за грамотной консультацией, т.к. это их "хлеб".
Уточню. Это Московская область, Сергиев-Посад. Ростов-на-Дону конечно несколько далековат, поэтому на ваше усмотрение.
Народ нормальный, у меня к ним претензий нет. (К программе есть, к народу нет :) )

[Tonny_Bennet]

DJ Mogarych, к счастью у меня в компаниях проблему с головами я уже решил и все стараются работать с электронными документами (два офиса отучил от факса :yahoo: ). Реально в месяц пара организаций создаёт 1.5 тыс. внутренних бумажных документов. Их печатают, подписывают, пропечатывают несколькими штампами, дырявят дыкроколом, сшивают и отдают на хранение.

Есть компания http://diadoc.ru/ предоставляющая услуги посредника между клиентами. Если у них взять самый большой пакет 20 тыс. документов и стоит он 120 тыс. рублей то за 1 документ около 1.7 руб. А подобная накладная может занимать 1 или 2 печатные страницы. Учитывая время обработки бумажных документов это выходит гораздо дешевле.

Но мне кажется нет смысла отдавать деньги тому "дяде" если я внутри компании перекладываю эти бумажки. Нужно что-то подобное сделать внутри.

[CJ F.A.N.]

у нас в организации тоже есть внутренний документооборот, но пока обходимся бумажками. Но мы еще работает с казначейством, не так давно (несколько лет уже) сначала СЭД поставили, а теперь СУФД ОНЛАЙН для работы с казначейством. Что я могу сказать, волокиты с бумажками не уменьшились, а увеличились, как это не парадоксально. Хотя обещали, что будет легче. Почему? Потому что добавилась волокита с ЭЦП, и частенько приходится что-то переделывать, доделывать и так далее, у нас же казначейства не могут сделать все сразу. А эти ЭЦП, по крайней мере у нас, делаются долго, и муторно, приходится кучу бумажек возить туда-обратно, а время-то идет, бухгалтерии работать надо, а они ждут, пока им новые подписи пришлют. Даже бухгалтеры говорят, что раньше было проще....вот такие дела

[Kennet Ford]

Вот не согласен,что системы ЭД усложняют жизнь, мы внедрили пока систему для договоров http://www.docsvision.com/products/dogovori/ , но теперь ты не просто отдал документ в печатном виде на согласование, а потом его где-то потеряли со словами "Вы нам ничего не приносили", а прикрепил электронный файлик и видишь кто согласовал документ, а кого необходимо "подтолкнуть" и вопросы таким образом решаются оперативнее.